Nemám čas a 10 tipů, jak z toho ven

„Nemám čas…“ Věta, kterou často vyslovujeme sami nebo lidé okolo nás. Nemáme čas na rozvojové pracovní projekty, mnohokrát odkládané zlepšení své kondice nebo změnu jídelníčku. Chceme-li však být v jakékoliv lidské činnosti lepší a úspěšnější, potřebujeme se naučit se svým časem dobře zacházet. Řídit svůj čas – time management je klíčová dovednost a jako každá dovednost se dá naučit a vylepšit. Umění pracovat s časem je významné zejména pro podnikatele a manažery.

Co je důležité, pokud chcete být pánem svého času a ne jen jeho sluhou?

Na začátek je dobré si uvědomit, že zvládnout více práce, neznamená věnovat jí více času. Lidé snadněji a kvalitněji pracují, pokud v práci vidí smysl a práci mají v rovnováze s osobním životem. Nezapomínají na pohyb, zájmy a nabírání sil v kruhu rodiny nebo přátel.

Na čas můžeme nahlížet jako na energii. Známé přísloví nám říká, že „čas jsou peníze“. Na rozdíl od energie a peněz je ale čas neobnovitelný zdroj. Podobně jako zdraví, pokud třeba špatným nakládáním s časem své zdraví ohrožujeme. Čas, energii a peníze, popř. i zdraví můžeme tedy považovat za spojené nádoby. Proto je tak důležité, naučit se svůj čas dobře využívat a uvážlivě s ním nakládat.

Jak zvládat pracovní povinnosti v kratším čase a být při tom efektivní a výkonný?

Mám pro vás 10 užitečných tipů:

1. Všechny úkoly na jednom místě

Dobrá organizace vlastní práce je nezbytným předpokladem k zvládnutí množství úkolů. Mám-li něco chytře zorganizovat, potřebuji o tom mít zejména dobrý přehled. A k tomu nám pomáhá ukládání všech úkolů na jednom místě, abychom na něco nezapomněli a mohli určovat priority a také delegovat. Vedle seznamu úkolů je výhodné mít ještě zvláštní místo na nápady, abychom je měli kam zapsat a nezapomněli je. Volíte-li aplikace nebo máte rádi papír, je už na vás. Mně se velmi osvědčila aplikace Trello, ale to někdy v jiném článku.

2. Manažerem sami sobě

Podmínkou naší produktivity je umět dobře řídit sami sebe. Nabízím jeden tip. Zkuste si představit sami sebe jako dvě osoby. Jedna vaše část bude manažerem a druhá výkonným pracovníkem. Chytrost je v tom, že nejdříve nastoupí manažer a vyhodnotí, jaké budou prioritní úkoly. Když je manažer se svými rozhodnutími hotov, nastoupí výkonný pracovník a pustí se do práce. Přijde vám to jako jasná věc?  Výborně! Z praxe však znám mnoho podnikatelů, kteří tu rozhodovací část manažera vypouštějí a myslí si, že budou efektivní i když se dobře nezamyslí nad svými prioritami a rovnou se pustí do práce. Máme-li vyjasněné priority mnohem lépe dokážeme zacházet se svou energií a práce pak jde mnohem lépe od ruky.

3. Předcházejte odkládání

Sklon odkládat často povinnosti a plánované činnosti tzv. prokrastinace, bývá velkou překážkou produktivity. Odkládáme většinou nepříjemné nebo náročné činnosti, s kterými si někde uvnitř nevíme moc rady. S odložením úkolu nám pak často ještě více klesá motivace a kruh prokrastinace se dokáže nepěkně rozběhnout. Úspěšní lidé přistupují ke svým úkolům jinak. Náročné a nepříjemné činnosti plánuji většinou na začátek dne, aby je měli brzo za sebou a získali z nich dobrý pocit a úlevu, že je zvládli.

4. Vyhněte se multitaskingu

Máte mnoho úkolů? Nevíte co dříve? Váš vnitřní manažer vám pomohl určit priority, ale někdy se vám bude zdát, že produktivnější je dělat více věcí najednou. To je omyl! Náš mozek není zařízen na práci na několika úkolech najednou. Výzkumy ukazují, že klesá soustředění a my hůře rozeznáváme podstatné od méně důležitého a klesá celkově naše výkonnost. Mozek neumí dobře řešit dva natož více úkolů najednou a je zahlcován těkáním od jednoho úkolu k jinému. Naše energie se tím dříve vyčerpá a výkonnost klesá i když si možná nemyslíte. Proto doporučuji si pohlídat, abyste nedělali více úkolů najednou.

5. Mějte své zaměření pod kontrolou

Máte ve zvyku brát telefony, reagovat na maily a být k dispozici pro ostatní, po celý den? V tom případě plýtváte svou energií a soustředěním. Necháváte se rozptýlit a spotřebováváte svůj produktivní čas na priority jiných. Výkonní lidé rozdělují svůj čas na bloky soustředěné činnosti a vyrušovat se nechají jen po část dne. Ke konci dne mají pak lepší pocit, že posunuli svou práci více tam, kam chtějí a zvládli se věnovat i důležitým a rozvojovým úkolům.

6. Ujasněte si, čemu dáte vlastní prioritu a co přenecháte jiným

Na kolik si ceníte svého času? Základem úspěchu je, uvědomit si, že nemohu zvládnout vše sám a nepotřebuji se ani považovat za nejschopnějšího. Umět delegovat je klíčová manažerská dovednost, protože tým lidí vždy zvládne více než jedinec. Proto pokaždé přemýšlejte, komu byste mohli svůj úkol svěřit a pokud takového člověka ve svém týmu nemáte, uvažujte o tom, koho takový úkol pro příště naučíte. Pokud je toho na vás moc, najměte si dobrou asistentku nebo klidně i druhou, třeba virtuální a jen na potřebný čas, uleví vám.

7. Zaveďte si bloky času na jednu činnost

Jednu činnost jako oblast souvisejících úkolů se vyplatí vyřizovat najednou a vyhradit jí pravidelný blok času. Vzniknou nám tak bloky třeba pro telefonování, maily, plánování, fakturaci, přemýšlení o rozvoji firmy apod. Produktivní lidé si vyhrazují blok času např. na vyřizování mailů, pustí se do práce a za chvíli jim práce jde dobře od ruky, zabrali se do své rutiny a jsou výkonní. Po jednom bloku si odpočinou a vystřídají ho za jiný. Vyberou si takový, který bude změnou činnosti. Vhodné je střídat náročné bloky s jednoduššími, méně oblíbené s oblíbenějšími, přemýšlecí s rutinnými apod. Vaše efektivita poroste.

8. Dopřejte si přestávky

K výkonu potřebujeme být svěží s dostatkem energie. Doporučuje se dopřát si mezi prací pravidelné přestávky nejpozději po 90 minutách nebo i dříve. Vstát, otevřít okno a nadýchat se čerstvého vzduchu, uvolnit oči, projít se, protáhnout a také doplnit tekutiny, popř. sníst něco lehkého. To vše vám pomůže být déle soustředěný a zvládnout lépe náročný den. Na závěr dva tipy, které vás mohou nejvíce posunout.

9. Klaďte si pravidelně otázku: Jak příště efektivněji?

Zaveďte si schůzky sám se sebou, váš čas pro přemýšlení, jak dělat věci chytřeji, jednodušeji a efektivněji. Známé přísloví „Dvakrát měř a jednou řež“ můžeme přeformulovat jako „Dvakrát přemýšlej a jednou konej“. Zavedení vnitřních osobních schůzek, kdy si položíte otázku: „Co mohu příště udělat efektivnější či jednodušeji?“ vás bude posouvat dál.

10. Připravte se na další den

Udržet zaměření na produktivní cestě pomáhá také každodenní bilancování. Zamyslet se nad uplynulým dnem a naplánovat den následující a jeho priority. Při rekapitulaci dne je vhodné se podívat na to, co se povedlo a pochválit se. A podívat se i na to, co by se příště dalo udělat lépe. Můžete si položit otázky: Co bych příště udělal jinak? Jak se pro příště z dnešní zkušenosti mohu poučit? Jak to příště mohu udělat / zařídit lépe? Takové zhodnocení nám umožní vstoupit do dalšího dne vědomější a s lepší sebereflexí. Zároveň je chytré se ocenit za to, kolik jsme dnes udělali práce nebo kolik regenerace jsme si dnes dopřáli, povzbudí nás to.

Je pro vás řízení vašeho času stále náročný úkol?

Návody nepomáhají a vy cítíte, že potřebujete řízení času i vaší energie uchopit jinak a lépe?  Pak si najměte profesionálního kouče, pomůže vám vybudovat lepší osobní time management dle vašich individuálních potřeb. Každý jsme jiný a univerzální návody na většinu lidí nepasují.